Cuando un programa anuncia que cumple Verifactu, la pregunta útil es qué documentación respalda esa afirmación. El Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación prevé una declaración responsable del productor. Solicitarla antes de contratar te permite ir más allá de una etiqueta comercial y hablar con el proveedor sobre el sistema concreto que vas a utilizar en tu actividad.
Qué es la declaración responsable
Es la declaración mediante la que el productor manifiesta que su software cumple el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023. El elemento importante para el comprador es quién realiza esa declaración: el productor del sistema. Por tanto, cuando revises la información de un proveedor, identifica el documento y pregunta cómo se relaciona con el producto que te está ofreciendo.
Esta guía no sustituye la lectura del documento ni pretende añadir un listado de requisitos documentales que no aparezca en las fuentes oficiales. Su objetivo es ayudarte a pedir la información adecuada. Si recibes una presentación comercial, una tabla de funciones o una respuesta genérica, confirma si además puedes consultar la declaración responsable del fabricante.
Cómo pedirla antes de comprar
Describe al proveedor el programa que quieres utilizar y solicita la declaración de cumplimiento correspondiente. Si la facturación depende de una conexión o de otra herramienta, pide que te expliquen esa relación. El propósito es entender qué sistema realiza las operaciones y quién declara su adecuación, sin deducirlo únicamente a partir de los nombres de las marcas que aparecen en la página.
Puedes preparar tu consulta con preguntas concretas:
- ¿Dónde puedo consultar la declaración responsable del productor?
- ¿A qué producto corresponde la documentación que me envías?
- ¿Qué modalidad de funcionamiento ofrece el sistema?
- ¿La remisión de registros se realiza desde el propio programa o interviene otro servicio?
- ¿Qué información debo revisar antes de activar la facturación?
Son preguntas prácticas para documentar tu decisión. No convierten al usuario en certificador del producto ni sustituyen el asesoramiento sobre una situación particular. Te ayudan a detectar respuestas incompletas y a comparar lo que publica cada proveedor utilizando el mismo criterio, en lugar de valorar solo su publicidad.
Entiende las modalidades del sistema
VERI*FACTU es la modalidad que remite cada registro de facturación a la AEAT. La modalidad no verificable no realiza esa remisión ordinaria, pero incorpora requisitos adicionales como registro de eventos, firma electrónica de registros, exportación y alarmas. Todo SIF debe tener capacidad de remisión: no se admite un software que únicamente pueda funcionar en modo no verificable.
Esta distinción importa al leer las condiciones del producto. Pregunta qué modalidad vas a utilizar y cómo la describe el fabricante. No interpretes «sin envío» como sin obligación de cumplir, ni «con QR» como prueba suficiente de cumplimiento. El reglamento afecta al funcionamiento del sistema y a los registros, además de a los elementos visibles de la factura.
Qué elementos conviene entender
Cada factura genera un registro con una huella encadenada a la anterior. La factura incluye un QR y, en modalidad VERI*FACTU, la frase «VERI*FACTU». La declaración responsable se refiere al cumplimiento del sistema, no a una valoración estética de la factura. Por eso es importante describir el proceso completo cuando plantees tus preguntas al proveedor.
Si ya tienes una herramienta, empieza por pedir la documentación de esa opción antes de concluir que necesitas sustituirla. Si estás comparando varias, usa una lista común de preguntas. El precio y las funciones adicionales seguirán siendo relevantes, pero se analizarán después de saber qué información de cumplimiento publica cada productor.
Ámbito y fechas que debes tener presentes
Los plazos obligatorios son el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. Antes de esas fechas existe un periodo de pruebas. La adaptación de los fabricantes tenía su propia fecha, el 29 de julio de 2025; no confundas ese hito con el plazo de cada usuario.
Revisa también la regla de los 4 NO: no facturar exclusivamente a mano, no estar en el SII, no tener domicilio fiscal en País Vasco o Navarra y no disponer de una resolución de no aplicación. La obligación depende del ámbito, además del calendario. Una declaración del producto no determina por sí misma si tu actividad está incluida.
Guarda una referencia clara de tu decisión
Conserva la documentación que has consultado y las respuestas que expliquen cómo vas a usar el sistema. Si mantienes un programa antiguo para consultar el histórico, aclara con su proveedor que no podrá emitir facturas: la AEAT distingue esa situación de la tenencia sancionable. Una revisión documental y funcional es más útil que elegir exclusivamente por una promesa de «cumplimiento garantizado» sin explicar su alcance.
Elige según tu situación
Utiliza el comparador de programas Verifactu para revisar precios y funciones. También puedes consultar programas para sociedades y sistemas para pymes. Comprueba las condiciones en la web oficial antes de contratar.
