Si trabajas por tu cuenta, la pregunta no es únicamente qué programa comprar. Primero debes saber si el reglamento se aplica a tu forma de facturar. Después podrás comparar funciones y precio con un criterio claro. Verifactu afecta al sistema informático con el que emites facturas, y la AEAT establece condiciones concretas para determinar quién queda dentro de ese ámbito.
Comprueba la regla de los 4 NO
La regla resumida por la AEAT se refiere a empresarios y profesionales establecidos en España que expidan facturas y cumplan cuatro condiciones. No facturan exclusivamente a mano, no están en el SII, no tienen domicilio fiscal en País Vasco o Navarra y no disponen de una resolución de no aplicación. No conviene saltarse este paso por el hecho de emitir pocas facturas.
Tampoco debes sustituir esas condiciones por una intuición sobre el tamaño del negocio. Ser un profesional que trabaja solo, tener pocos clientes o usar una herramienta sencilla no describe por sí mismo el ámbito. Revisa dónde tienes tu domicilio fiscal, cómo emites tus documentos y qué hace exactamente el sistema que utilizas durante el proceso.
Cuándo debes estar preparado
El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, sitúa el plazo para el resto de obligados, incluidos los autónomos con actividad económica, el 1 de julio de 2027. Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades tienen una fecha anterior: el 1 de enero de 2027. Antes del plazo que te corresponda existe un periodo de pruebas.
Si recibes una comunicación que menciona una fecha distinta, comprueba si se dirige a fabricantes o a usuarios, y cuándo fue publicada. Los productores debían tener sus productos adaptados desde el 29 de julio de 2025. Esa obligación explica la disponibilidad de programas adaptados antes del calendario que te corresponde como autónomo.
Qué cambia en el programa
Cada factura genera un registro con una huella encadenada a la anterior. La factura incorpora un QR y, en modalidad VERI*FACTU, la mención «VERI*FACTU». En esa modalidad, el sistema remite cada registro a la AEAT. Son funciones del sistema que debes confirmar con el proveedor, sin reducir el cumplimiento al aspecto de la plantilla que ve tu cliente.
Existe también la modalidad no verificable, con requisitos adicionales de registro de eventos, firma electrónica, exportación y alarmas. Todo sistema debe tener capacidad de remisión. Si un proveedor te propone una solución sin envío ordinario, pídele que explique su modalidad y su declaración responsable; no supongas que la ausencia de envío significa que el reglamento no se aplica.
Excel, Word y facturación manual
Si todas tus facturas se emiten a mano, con talonario o a máquina, no estás afectado por este reglamento. Para Excel y Word, la AEAT distingue el uso limitado a introducir datos, expedir, imprimir y conservar facturas del uso que además procesa información para libros registro de IVA o IRPF, contabilidad u otros resultados fiscales.
Una macro que genera el libro registro de facturas expedidas es el ejemplo que permite entender la diferencia. Revisa las funciones que se ejecutan después de crear el documento, no solo la pantalla en la que escribes. La AEAT puede comprobarlo. Si no sabes qué hace una automatización, pide una descripción antes de decidir que tu archivo queda fuera.
Opciones gratuitas y de pago
La AEAT ofrece una aplicación gratuita en su Sede electrónica, disponible desde octubre de 2025. Se accede mediante certificado, Cl@ve o DNIe. Puedes considerar esa vía junto con programas comerciales, revisando qué necesitas para tu trabajo. La elección debe separar el cumplimiento normativo de las funciones adicionales que quieres utilizar.
Antes de elegir, organiza tus necesidades:
- Emisión de facturas: describe tu volumen y tu forma de trabajar.
- Información fiscal: aclara si necesitas preparar libros o contabilidad en la misma herramienta.
- Acceso: confirma cómo entrarás al servicio y quién lo utilizará.
- Condiciones: revisa el precio, los límites y lo que depende de otro proveedor.
- Cumplimiento: solicita la declaración responsable del fabricante.
Mantén separada la factura electrónica B2B
Verifactu y la factura electrónica obligatoria entre empresas no son la misma obligación. La segunda se refiere al intercambio de facturas en formato estructurado y tiene una aplicación efectiva pendiente de la orden ministerial. No conviertas tu fecha de Verifactu en una fecha B2B. Cuando compares programas, pregunta por ambas capacidades de forma separada y comprueba qué afirma realmente el proveedor.
Elige según tu situación
Utiliza el comparador de programas Verifactu para revisar precios y funciones. También puedes consultar la comparativa para autónomos y programas para freelancers. Comprueba las condiciones en la web oficial antes de contratar.
